Resume Manajemen Sumber Daya Manusia

RESUME MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANAGEMENT)

PERENCANAAN SDM

“Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyaikesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. (George Milkovich dan Paul C. Nystrom)

“Perencanaan SDM, sebagai proses yang menjamin keberlangsungan pengembangan organisasi.“ Kita menilai dimana kita; menilai akan kemana kita; kita mempertimbangkan pengaruh tujuan terhadap kebutuhan di masa yang akan datang dan kebutuhan penyediaan SDM dan mencoba mencocokkan permintaan dan penyediaan sehingga membuat kesesuaian antara tujuan kebutuhan organisasi di masa yang akan datang” (Stephen Robbin)

Perencanaan SDM adalah proses yang dilakukan para manajer untuk menjamin bahwa mereka memiliki jumlah dan jenis orang yang tepat di tempat yang tepat,  dan pada saat yang tepat, yang mampumenyelesaikan sejumlah tugas yang  dibebankan secara efektif dan efisien. Melalui perencanaan, organisasi dapat menghindari kekurangan dan kelebihan dana. (Robbin dan Coulter (2009,h.346)

Perencanaan menyangkut: Kualitas dan Kuantitas yang  tepat, Waktu dan posisi yang tepat, dan perhatian yang  maksimal terhadap tujuan individual dan organisasional.

Perencanaan SDM adalah proses sistematis untuk meramalkan permintaan (demand) dan penawaran (supply) SDM di masa depan

Faktor-faktor Kebutuhan SDM

·         Lingkungan eksternal : ekonomi, sosial-politik-hukum, teknologi, pesaing.

·  Organisasional: Perubahan keputusan internal seperti strategi, budget, ramalan penjualan, ekspansi, rancangan organisasi dan rancangan pekerjaan.

· Tenaga kerja: pensiun (retirement), mengundurkan diri (resignation), PHK (termination), meninggal dunia, pegawai sakit, dll.

Tujuan perencanaan SDM:

• Menentukan jumlah SDM beserta karakteristiknya  masing-masing (usia, pendidikan, keahlian, sifat, dsb.)  yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan  stratejik, operasional, dan fungsionalnya.
• Meningkatkan kapabilitas organisasi (kapasitas untuk  melakukan tindakan dan perubahan untuk meraih  keunggulan bersaing secara berkesinambungan)

Fungsi Perencanaan SDM

Individual

• Mengetahui secara pasti rencana ketenagakerjaan dari organisasi
• Memungkinkan pekerja untuk menyusun pengembangan karir bagi  dirinya sendiri
• Contoh : Bagaimana kemampuan pengembangan jenjang karirnya, Kemampuan apa yang harus dimiliki untuk memungkinkan dirinya  menduduki suatu jabatan tertentu, Waktu yang terbaik untuk menjangkau karir tesebut

Organisasi

• Membantu pimpinan organisasi dalam upaya mendaya-gunakan  SDM yang ada efisiensi
• Mampu menarik tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan, baik  secara kuantitatif atau kualitatif yang dilakukan pada waktu yang  tepat.
• Menambah kuatnya daya saing organisasi terhadap organisasi lain.

Audit SDM

Penelusuran secara sistematis tentang efektifitas kepegawaian (analisis jabatan/analisis pekerjaan, rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, kompensasi, pemilaian kinerja, hubungan antar pekerja)

Job Analysis/Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah usaha untuk mengetahui, mengumpulkan informasi tentang suatu pekerjaan yang akan dilakukan oleh sorang pekerja. Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menetapkan :

(1) cakupan pekerjaan

(2) kriteria orang yang akan menangani pekerjaan itu

Tujuan Analisa Pekerjaan Untuk mendapatkan informasi tentang:

• Aktivitas kerja apa saja aktivitas yang akan dilaksanakan
•  Perilaku manusia bagaimana dlm mengambil keputusan, kemampuan bekerja, melakukan perjalanan
•  Mesin/alat yg dibutuhkan utk keberlangsungan pekerjaan
• Standar kinerja pengukuran ttg kualitas, kuantitas, dan  kecepatan untuk setiap pekerjaan
•  Konteks jabatan bagaimana interaksi jabatan, insentif yang ada
• Tuntutan manusiawi kebutuhan ketrampilan, pengetahuan dalam melakukan kerja

Perbedaan

• Job Analysis: Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.
• Job Description: Pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu (menggambarkan pekerjaan/jabatan dengan sangat baik).
• Job Specification: Menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. (Spesifikasi pekerjaan disusun dari uraian pekerjaan serta uraian “ciri-ciri manusia dan pengalaman yang diperlukan untuk bekerja dengan baik”, dan akan menentukan tipe orang yang perlu direkrut dan kualitas yang  perlu diuji).
• Job Evaluation:  Proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (menentukan kompensasi).

Kegunaan Informasi Analisis Pekerjaan
·         Perekrutan dan seleksi
·         Kompensasi
·         Penilaian kinerja
·         Pelatihan
·         Keselamatan & kesehatan kerja
·         Hubungan antar pekerja
·         Pertimbangan hokum

Proses Analisa Pekerjaan 
1.    Menentukan penggunaan informasi/alat yang  digunakan untuk menganalisa
2.    Meninjau informasi yang terkait sbg latar belakang (struktur organisasi; proses kerja, dll)
3.    Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis
4.     Mengumpulkan data
5.    Meninjau informasi itu dengan pihak lain yang  berkepentingan
6.    Menyusun uraian dan spesifikasi jabatan/pekerjaan

Peramalan SDM

Peramalan Permintaan SDM (Demand Labor) adalah Upaya memperkirakan jumlah kebutuhan SDM untuk kurun waktu  tertentu di masa yang akan datang

Metode: 
1.    Judgement Methods (metode pertimbangan)
2.    Mathematical Method
3.    Budget and planning analysis
4.    New venture analysis

Judgement Methods :

• Nominal Delphi Technique (NDT), yaitu menggunakan  pendapat para ahli (supervisor, departemen manager,  ahli yg memiliki pengetahuan ttg kebutuhan sdm). Hasilnya didiskusikan secara bersama-sama, diranking atau diurutkan dari yang paling penting. 
• Menggunakan pertimbangan data kuantitatif dengan  memperhitungkan intuisi para ahli, seperti analisis tren (trend analysis) 
•  Ekstrapolasi, yaitu mengasumsikan bahwa tingkat perubahan masa lalu sama dengan yang akan datang. 
•  Indeksasi, yaitu menghitung bahwa rasio antara jumlah pegawai dengan jumlah penjualan atau produksi pada masa lalu akan sama di masa akan datang 
• Bottom-up Forecasting System: setiap unit, cabang dan  departemen dapat meramalkan sendiri kebutuhan  pegawai di masa datang 
• Delphy Tecnique, yaitu bila para ahli tidak dapat berdiskusi secara bersama. Perencana SDM meminta pendapat masing-masing ahli melalui angket, angket diputar ke ahli lain, perbaikan angket dari masing- masing ahli, kemudian disimpulkan.

Mathematical Method

• Simple Mathematical Method : Hanya menggunakan satu faktor untuk memprediksi permintaan tenaga kerja.Contoh: Penggunaan rasio produktifitas penjualan atau produksi. 
•  Complex Mathematical Method : Menggunakan teknik statistik yang kompleks.

Budget and Planning Analysis

·         Menggunakan jumlah budget yang telah disetujui, yang di dalamnya berisi jumlah kebutuhan pegawai pada setiap departemen di dalam suatu perusahaan.

New Venture Analysis

·         Menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan membandingkannya dengan pembukaan usaha baru yang pernah dilakukan oleh perusahaan lain.

Prosedur Perencanaan SDM 
a)    Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM  yang dibutuhkan.
b)   Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
c)    Mengelompokkan data dan informasi serta  menganalisisnya.
d)   Menetapkan beberapa alternatif.
e)    Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana.
f)     Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Penawaran SDM 
Dalam rangka meramalkan ketersediaan (penawaran SDM), manajer sumber daya manusia mengamati sumber-sumber internal (para karyawan yang  dipekerjakan saat ini) dan sumber-sumber eksternal  (pasar tenaga kerja).

·         Estimasi Penawaran Internal

·         Audit SDM

·         Rencana suksesi

·          Bagan penggantian

·         Estimasi Penawaran Eksternal

·         Kebutuhan eksternal

·         Analisis pasar tenaga kerja

·         Sikap masyarakat

·         Demografi

·          

Penawaran SDM Internal

•  Memperkirakan ketersediaan sumber internal, yaitu  proses pemeriksaan tenaga kerja yang ada, jumlah dan  jenisnya. 
• Teknik analisis yang digunakan yaitu replacment chart,  yaitu gambaran singkat mengenai siapa menggantikan  apabila suatu jabatan kosong. Ada tambahan catatan tentang informasi calon pekerja yang disebut replacement  summary, yaitu daftar kemungkinan pengganti untuk  setiap jabatan.

Replacement Chart and Replacement Summary

Untuk membuat replacement chart dan replacement  summary perusahaan dapat melakukan human resource  audit, yaitu proses mengumpulkan informasi dengan memakai formulir khusus untuk memeriksa keadaan SDM saat ini, yang meliputi keterampilan, pengalaman,  pendidikan, dan data pribadi lain. (skill inventory/ management inventory) Untuk non manajer disebut skill inventory, Sedangkan untuk manajer disebut management inventory.

Penawaran SDM Eksternal

Sumber SDM:

• Angkatan kerja sipil (diatas 17 tahun)
• Pasar tenaga kerja

Keuntungan Perencanaan SDM 

• Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik  terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya. 
•  Biaya SDM menjadi lebih kecil. 
• Tersedianya lebih banyak waktu untuk melakukan proses  recruitment-seleksiantisipasi kebutuhan. 
• Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan  golongan minoritas didalam rencana masa yang akan  datang. 
•  Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Rekrutmen dan Seleksi 
Rekrutmen adalah Proses pencarian atau mengundang calon‐calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai dengan  rencana dan kebutuhan organisasi di waktu tertentu,  untuk melamar kerja

Seleksi adalah  Proses memilih seseorang dari kelompok pelamar yang  paling cocok dan mampu menduduki posisi tertentu dan  untuk organisasi.

Jenis Rekrutmen

Rekrutmen Internal 
proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang  dibutuhkan dengan mempertimbangkan tenaga kerja yang sudahada atau yang sudah dimiliki oleh perusahaan

Rekrutmen Eksternal

·          perusahaan mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu dengan memperolehnya dari luar perusahaan, atau seringkali dinamakan sebagai outsourcing

Rekrutmen Internal

• Penataran/upgrading 
•  Pemindahan/mutasi 
•  Pengangkatan ( promosi ) 
•  Penempatan pekerjaan 
•  Inventarisasi keahlian

Keuntungan Rekrutmen Internal

• Biaya relatif murah, karena tidak perlu proses seleksi seperti rekrutmen external.
• Organisasi mengetahui  pekerja yang memiliki kemampuan untuk jabatan yang kosong. 
• Pekerja memiliki motivasi yang tinggi krn mengetahui kemungkinan peningkatan.
• Pengembangan karier jelas.
• Pekerja telah memahami secara baik kebijakan, prosedur, ketentuan dan kebiasaan organisasi.

Kerugian Rekrutmen internal 

• Tidak selalu memberikan perspektif baru
• Pekerja yang dipromosikan akrab dengan bawahannya sehingga sulit menjalankan kewenangan dan kekuasaannya.

Rekrutmen Eksternal

• Lembaga pendidikan: mahasiswa magang, iklan kampus 
•  Organisasi karyawan 
•  Organisasi profesi 
•  Rekomendasi karyawan 
•  Open house/Job Fairs 
•  On line 

Rekrutmen Eksternal

Keunggulan :

• Memiliki gagasan dan pendekatan baru 
•  Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan spesifikasi pengalaman 
•  Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan yang sekarang.

Kelemahan:

• Moral dan komitmen karyawan rendah 
• Periode penyesuaian yang relatif lama.

SELEKSI: Mengapa Penting?

·         Kinerja organisasi selalu tergantung dari kenerja dari orang‐orang yang ada di bawahnya

·         Biaya merekrut dan mempekerjakan karyawan itu Mahal

Faktor lingkungan yang  mempengaruhi proses seleksi

• Pertimbangan hukum : persentase wanita, non diskriminasi, peraturan tenaga kerja
• Waktu yang dimiliki untuk mengambil keputusan (pendek, waktu panjang) 
•  Hirarki organisasi,Tipe organisasi: pemerintah, swasta, LSM 
•  Kualitas pelamar 
• Jumlah, komposisi dan ketersediaan tenaga kerja Dipengaruhi ekonomi, sosial, politik, Undersupply vs oversupply tenaga kerja, Unqualifed vs qualified employee 
•  Rasio seleksi =   pelamar yang diterima total pelamar

Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

·         Pelatihan dan pengembangan adalah usaha yang terencana dari organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan pegawai.

·         Pelatihan lebih ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang spesifik pada saat ini.

·     Pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan pengetahuan untuk melakukan pekerjaan di masa yang akan datang.

Pengembangan Vs Pelatihan

·         Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan spesifik karyawan untuk membantu mencapai tujuan organisasi

·         Pengembangan adalah usaha-usaha untuk meningkatkan kemampuan karyawan untuk menghadapi berbagai penugasan di masa yang akan datang

Perbandingan pelatihan dan pengembangan

No	Pembeda	Pelatihan	Pengembangan
1	Fokus	Aspek kemampuan spesifik yg relatif sempit	Aspek kapasitas dalam setiap penugasan
2	Jangka waktu	Pendek	panjang
3	Tujuan	dapat menunaikan pekerjaan saat ini	Dapat menangani berbagai penugasan dimasa yad
4	Hasilnya	Langsung dan cepat	Tidak langsung
5	Pengukuran efektivitas	Penilaian kinerja, analisis biaya, tes kelulusan, sertifikasi	SDM yang siap di tugaskan, promosi Keunggulan kompetitif

Tujuan pelatihan dan pengembangan

Memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan

Meningkatkandayasaingperusahaandanmemperbaiki produktivitas.

Pelatihan

Faktor penyebab perlunya pelatihan :

1.    Kualitas angkatan kerja

2.    Persaingan global

3.    Perubahan cepat dan terus menerus

4.    Masalah alih teknologi

5.    Perubahan demografi

Manfaat Pelatihan :

1.    Pegawai yang baru direkrut belum memahami secara benar bagaimana melakukan   pekerjaan

2.    Perubahan-perubahan dalam lingkungan kerja dan tenaga kerja

3.    Meningkatkan daya saing perusahaan dan memperbaiki produktivitas

4.    Menyesuaikan dengan peraturan – peraturan yang ada. Misalnya, standar pelaksanaan   pekerjaan yang dikeluarkan oleh asosiasi industri dan pemerintah, untuk menjamin kualitas produksi atau keselamatan dan kesehatan kerja

Langkah-langkah Pelaksanaan Pelatihan :

1.    Menganalisis kebutuhan pelatihan organisasi, yang sering disebut need analysisatau need           assessment

2.    Menentukan sasaran dan materi program pelatihan

3.    Menentukan metode pelatihan dan prinsip-prinsip belajar yang digunakan

On the Job Training

Dilakukan pada waktu jam kerja berlangsung, baik secara formal maupun informal.

Metode :

·         Job instruction trainingatau latihan instruksi jabatan adalah pelatihan untuk manajer atau supervisor yang bertindak sebagai pelatih untuk menginstruksikan bagaimana melakukan pekerjaan tertentu dalam proses kerja.

·         Coaching adalah bentuk pelatihan dan pengembangan yang dilakukan di tempat kerja oleh atasan dengan membimbing petugas melakukan pekerjaan secara informal dan tidak terencana.

·         Job rotation adalah program yang direncanakan secara formal dengan cara menugaskan pegawai pada beberapa pekerjaan yang berbeda dan dalam bagian yang berbeda dengan organisasi untuk menambah pengetahuan mengenai pekerjaan.

·         Apprenticeship adalah pelatihan yang mengkombinasikan antara pelajarandi kelas dengan praktek lapangan

         

Off the Job Training

Pelatihan dan pengembangan yang dilakukan secara khusus di luar pekerjaan.

1.    Lecture.

2.    Video presentation.

3.    Vestibule training/simulation.

4.    Role playing.

5.    Case study.

6.    Self study.

7.    Program learning.

8.    Laboratory training.

9.    Action learning.

Prinsip–Prinsip Pelatihan

·         PrinsipPembelajaran(principles of learning)

·         Hubungandengananalisajabatan(relation to job analysis)

·         Motivasi

·         Partisipasi Aktif(active participation)

·         Seleksi Peserta(selection of trainees)

·         Seleksi Pelatih(selection of trainer)

·         Sertifikasi Pelatih(trainer certification)

·         Metode Pelatihan(trainingmethods)

·         Perbedaan individu(individual differences principles)

Tanggung jawab Pelatihan dan Pengembangan

Pengembangan sumber daya manusia adalah penyiapan manusia atau karyawan untuk peningkatan kemampuan intelektual yang diperlukan untuk memikul tanggung jawab lebih tinggi dalam organisasi atau perusahaan.

ManfaatPengembanganSDM

a)    Meningkatkan kepuasaan karyawan.

b)   Pengurangan pemborosan.

c)    Mengurangi ketidakhadiran pegawai.

d)   Memperbaiki metode dan sistem kerja.

e)    Meningkatkan tingkat penghasilan.

f)     Mengurangi biaya-biaya lembur.

g)   Mengurangi biaya pemeliharaan mesin-mesin.

h)   Mengurangi keluhan pegawai.

i)     Mengurangi kecelakaan kerja.

j)     Memperbaiki komunikasi.

k)    Meningkatkan pengetahuan pegawai.

l)     Memperbaiki moral pegawai.

m)  Menimbulkan kerja sama yang baik.

Penilaian Kinerja

Proses mengukur prestasi kerja pegawai berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan,  dengan cara membandingkan sasaran dengan persyaratan deskripsi pekerjaan yang telah  ditetapkan (Utomo, Tri Widodo)

Tujuan & Manfaat

·         Performance Improvement : memungkinkan pegawai dan manajer untuk mengambil tindakan yang berhubungan dengan peningkatan kinerja

·         Compensation Adjustment: membantu pengambil  keputusan untuk menentukan siapa saja yg berhak  meneriman kenaikan gaji

·         Placement decision: Menentukan promosi, transfer, dan demosi

·         Training and Development needs: mengevaluasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan

·         Career planning & development: memandu untuk  menentukan jenis dan potensi karir yang dapat dicapai

·         Staffing process deficiencies: mempengaruhi proses perekrutan pegawai

·         Informational inaccuracoes and job-design errors: membantu menjelaskan kesalahan

·         Equal employment opportunity: menunjukkan tidak adanya perbedaan/diskriminasi dalam penempatan

·         External challenges: mengetahui faktor luar yg mengganggu kinerja pegawai

·         Feedback: umpan balik untuk individu/perusahaan

Elemen Penilaian Kinerja

Performance Standart

·         Validitas: keabsahan standar penilaian (sesuai dan relevan dengan jenis pekerjaan yg akan dinilai)

·         Agreement: standart penilaian disetujui dan diterima oleh semua pegawai

·         Realistis: dapat dicapai sesuai dengan kemampuan

·         Obyektif: Mampu mencerminkan keadaan yg sebenarnya tanpa menambah/mengurangi kenyataan

·          

Criteria for Managerial Performance

·         People-based criteria: dibuat berdasarkan kemampuan pribadi

·         Product-based criteria: kriteria dibuat berdasarkan jenis output yang akan dicapai

·         Behaviour-based criteria: dibuat berdasarkan perilaku-perilaku yg diharapkan sesuai dengan aspek-aspek hukum, dan etika

·          

Performance Measures

·         Menggunakan sistem penilaian yg relevan

Sumber data untuk ukuran penilaian kerja :

·         Data produksi (langsung/tak langsung)

·         Data personalia :Ketidakhadiran, keterlambatan, masa kerja, lamanya pelatihan, kejadian lainnya.

·         Pertimbangan lainnya : Hambatan politis (kejadian yang umum terjadi dalam  organisasi), Hambatan antar pribadi (antar karyawan)

Masalah dalam Penilaian Kinerja

·         Halo Effectsatu aspek penilaian mempengaruhi aspek lainnya

·         Liniency Effectharus berbuat baik pada pegawai

·         Severity Effectharus menekan pegawai

·         Central Tendencymenilai rata-rata

·         Assimilation Effectpenilai cenderung menyukai pegawai yg mempunyai ciri-ciri atau sifat seperti mereka

·         Differential Effect penilai cenderung menyukai pegawai yg mempunyai ciri-ciri atau sifat yg tidak ada pada dirinya

·         Recency Effectmemberikan penilaian atas dasar perilaku yg baru disaksikan

Posted in: HRD , Manajemen SDM , MSDM , Resume , STIKOM Surabaya